Jak ogarnąć bałagan w plikach na dysku?

Porządek być musi.

Kiedy przyszłam do swojej pierwszej pracy, trwała tam właśnie spora rewolucja. Z bezładu tworzono ład. Dla mnie nie było to nic dziwnego ale wiele osób łapało się za głowę – “Po co to wszystko?!”.

Był robiony porządek w nazewnictwie, dyskach sieciowych i folderach. 

Ale żeby zrozumieć tę sytuację trzeba się cofnąć w czasie. Każda firma kiedyś zaczyna. Rzadko kiedy wchodzimy na rynek mając wieloosobowy zespół, który ma pewne procedury, których się trzyma i wszystko działa trochę jak w automacie. Najczęściej jest to jedna, dwie czasem nawet trzy osoby (szczególnie kiedy mówimy o biznesie online, agencji reklamowej itp.). Taki “zespół” może działać bez procedur, zapisywać pliki gdzie chce, jak chce, wedle własnego widzi-mi-się. Bo zawsze można zadzwonić do tej drugiej osoby. Albo zwyczajnie zapamiętać co się zrobiło z plikami i gdzie są.

Ale kiedy firma zaczyna się rozrastać, dochodzą nowi ludzie, część odchodzi, powstaje bałagan nie do ogarnięcia. Nigdy nie zapomnę jak musiałam znaleźć projekt Key Visuala dla jednej wody mineralnej. Dostałam informację, że chyba robiła to Magda. I tyle. Znalezienie folderu z plikami Magdy było stosunkowo proste gdyż każdy grafik miał własny folder na dysku grafików. A w środku? Burdel. Ze 100 folderów. Każdy nazwany w sposób przypadkowy np. Firma A ulotka, ulotka druga, ulotka poprawki. Kiedy z uporem maniaka przejrzałam wszystkie te foldery związane z wodą, lub takie, które nie były w żaden sposób opisane konkretną marką okazało się, że projektu tam nie ma. Dostałam natomiast genialną wskazówkę – przeszukaj archiwum, tam zrzucane są obrazy dysków komputerów osobistych wszystkich ludzi, którzy już nie pracują w firme. 

Ta historia ma dwa szczęśliwe zakończenia. Znalazłam pliki. 

I na szczęście ktoś mądry wymyślił lepszy sposób na organizację plików.

Ten sposób jest bardzo prosty.

Ale najpierw: 4 rzeczy, których należy unikać w nazwach plików.

Polskie znaki

W pierwszej kolejności jednak musisz mieć na uwadze, że jest wiele miejsc (pliki na ftp, pliki w internecie) i maszyn, które źle znoszą polskie znaki. Dlatego dobrym nawykiem jest nie wstawianie polskich znaków do nazw plików czy folderów. W internecie co prawda jest możliwość wstawiania polskich znaków ale języki stron www tłumaczą je na ciąg innych znaków np. Ą to będzie &Aogon (więcej np. tutaj: https://pl.wikipedia.org/wiki/Kodowanie_polskich_znak%C3%B3w) dlatego adres do danego obrazka może być bardzo długi i zupełnie niezrozumiały. Nie mówiąc o powtarzalności.

Znaki dodatkowe

W zasadzie chodzi tutaj o te wszystkie znaki, których zwykły windows nie pozwoli ci użyć w nazwie pliku czy folderu jak # % & * : ? / \ |. Chodzi o to, że znaki te są używane jako funkcyjne np. / używamy przy określaniu ścieżki dostępu (C:/Windows). 

Spacja, kropka i przecinek

Spację w nazwach plików powinniśmy wstawiać jako _. Dzięki temu nie ma wątpliwości, czy między dwoma znakami jest czy nie ma spacji, szczególnie jest to przydatne podczas przesyłania plików na FTP. 

Kropki nie powinniśmy używać, szczególnie w nazwach plików gdyż po kropce zazwyczaj jest rozszerzenie pliku.Więc jeśli mamy plik ulotka_pogladowo.jpg i zmienimy tą poprawną nazwę na ulotka.pogladowo.jpg Windows zgłupieje i uzna “pogladowo.jpg” za rozszerzenie pliku. I w sumie pokaże plik jako nieotwieralny – a nie każdy użytkownik wie, że wystarczy pozbyć się jednej kropki aby plik znów stał się otwieralnym jpgiem.

Co do przecinka nie ma żadnego logicznego wytłumaczenia dlaczego nie należy używać go w nazwach. Natomiast ja wolę np. wymiary podawać z “i” niż z przecinkiem. Np. Ulotka_10i5x10i5_cm zamiast ulotka_10,5×10,5_cm. Jeśli ktoś szybko czyta nazwę pliku nie pomyli się, bo zobaczy w środku “i”. Przecinek może pominąć i zamiast 10 cm zrobi nam się 105 cm.

O co chodzi?

Nazwy powinny być jednoznaczne i nie pozostawiać wątpliwości o jaki projekt lub jego część chodzi. Innymi słowy, jeśli w projekcie mamy KV a obok tego kilka rodzajów ulotek, każda powinna mieć nazwę taką aby było dokładnie wiadomo, która jest która. Najprościej jest je odróżnić podając ich wymiar. Jeśli to za mało, cechę która je różni. Np. dopisując skróty B2B lub B2C (bussiness to bussiness lub bussiness to client).

Dobre zwyczaje

Przykładowo jeśli robisz gazetkę reklamową, która docelowo będzie do druku ale też dostępna w formie elektronicznej warto dopisać do pliku DTP (druk) lub WEB (lub www). Jeśli plik, jest plikiem wstępnym, w jakimś sensie niedokończonym (nie nadającym się do druku) dopisz PREV. Wtedy dla każdego, kto nie jest zaznajomiony z procesem tworzenia projektu będzie oczywiste, że nie jest to plik ostateczny. Pamiętaj jednak aby kontrolować te końcówki w nazwach i przypadkiem nie wysłać pliku z PREV w nazwie do drukarni (wprowadzi to spore zamieszanie).

Praca nad projektem z pozycji dysku sieciowego bywa uciążliwa, łatwiej i szybciej jest po prostu zgrać projekt na dysk lokalny i tam na nim operować. Trzeba jednak pamiętać aby w miarę często przerzucać pliki na dyski ogólnie dostępne.

Schemat, który mieliśmy

DYSKI:

Ksiegowosc

Accounci

Klienci

Graficy

_Materialy_ogolne

_foldery_grafikow

_zasoby

Klient_A

Klient_B

Klient_C

_Materialy_ogolne

01_ulotka_na_swieta_2018

02_ulotka_ubezpieczenie_studenckie

Materialy

Projekty

Druk

2015_05_12_ulotka_ubezpieczenie_studenckie_a4_05_DTP

Dyski (firmowe) warto podzielić wedle działów w firmie np. graficy, księgowość, accounci, klienci, wspólne. Jest to bardzo wygodne gdyż grafik nie będzie miał możliwości (chyba że ustalimy inaczej) szperać accountowi po plikach, a pliki z księgowości (często chronione i ważne) możemy w całości lub częściowo zahasłować. 

W firmie, w której pracowałam na dysk klienci wpadały tylko ostateczne wersje plików (ostateczna umowa, ostateczna wycena, ostateczne pliki do druku czy inne właściwe dla projektu). Wszystkie rzeczy pośrednie (które mogły się przydać, albo i nie) trzymane były na dyskach osób, które się projektem zajmowały.

Kolejną pozycją w drzewku są foldery. 

Tutaj podzielone były one po prostu na klientów. Czyli np. Firma_A, Firma_B, Firma_C. 

Foldery, które na początku mają znak _ są wyświetlane jako pierwsze. Dlatego rzeczy, które były ogólne, do użytku dla wszystkich, zaczynaliśmy od _ (np. folder zasoby, gdzie gromadziliśmy fonty razem z licencjami, oraz darmowe zdjęcia, linki, i inne takie pliki).

W podfolderze folderu danego klienta robiliśmy podobnie jednak z pewną różnicą.

Tutaj każdy podfolder miał przed nazwą cyferkę. począwszy od 01 (chyba, że zakładaliśmy, że klient będzie robił u nas dużo różnych rzeczy wtedy było to 001). Dalej (po _) wstawialiśmy nazwę projektu. 

Na przykład: 01_ulotka_na_święta_2015

Systemy komputerowe są tak zrobione, że dla nich kolejność plików (folderów) wynika z alfabetycznego uszeregowania znaków. I wedle tej zasady najpierw jest 1 a potem wszystko co ma na początku 1 czyli 10,11, 100 itd. Gdybyśmy nie wstawili 0 na początek nasze foldery nie byłyby ułożone zgodnie z logiką a zgodnie z alfabetem. Warto więc dodać to zero.

Numerowanie w ten sposób folderów można zastąpić wstawianiem daty, koniecznie zapisywanej od tyłu, czyli np. 2015_10_11_nazwa. Robiliśmy to po to aby nowe projekty nie mieszały się ze starymi, i żeby łatwiej było je znaleźć (szczególnie te na bieżąco).

Każdy klient miał też swój folder _materialy_ogolne (lub 00_materialy_ogolne) – tutaj zazwyczaj trzymaliśmy brandbooki, pliki logo, fonty. 

W folderze właściwego projektu tworzyliśmy zazwyczaj kilka podfolderów (w zależności od potrzeb projektu) zawsze jednak były to: materiały oraz projekty. W materiałach trzymaliśmy wszystkie dane, które dostarczał nam klient – zdjęcia, sugestie, poprawki (jeśli były np. w formie komentarzy w pdfie). W projekcie z kolei wszystkie pliki związane z projektem. Tak, dosłownie, wszystkie. Nawet jeśli klient miał 100 poprawek to każdy nowy pakiet poprawek zapisywaliśmy jako nowy plik i wszystkie te pliki trzymaliśmy. Nigdy nie wiadomo, czy klient nie zechce wrócić do starej wersji – zaoszczędza to czas (choć zdecydowanie nie miejsce na dyskach).

Przejdźmy do samej nazwy przykładowego pliku:

2015_05_12_FirmaA_ulotka_ubezpieczenie_studenckie_a4_05_DTP

Data na początku to niezbędna konieczność, pozwala dokładnie ustalić o jaki plik chodzi, z jakiego okresu czasu i uszeregowuje kolejne wersje projektu (a do tego dość łatwo jest potem porównać datę wysłania maila z poprawkami z datą utworzenia pliku). 

Jak pisałam wcześniej, następna w kolejności jest nazwa – dobrze jest na początku podać klienta, następnie konkretnie określić o jaki projekt chodzi, potem podać format projektu. Następna podana jest wersja projektu, a już zupełnie na samym końcu typ pliku wynikowego (jak pisałam wyżej, DTP, WEB lub PREV). 

Nie takie trudne jak się wydaje.

Opis tego schematu jest bardzo długi ale w sumie, kiedy przyswoimy podstawowe zasady wcale takim nie jest. A ma bardzo dużo zalet. Jedną z nich jest fakt, że mając pliki tak uporządkowane i nazwane możesz spokojnie iść na urlop i nie obawiać się, że ktoś będzie do ciebie wydzwaniał, bo nie może czegoś znaleźć. Spokój ducha jest bezcenny.